邮件营销策略如何适用《通用资料保护规则》(GDPR)

通用资料保护规则

2018 年4月11日,我们举办了一场网络研讨会,探讨新版《通用资料保护规则》(GDPR)如何影响邮件营销的策略运用

提醒您,GDPR 将于 2018 年 5 月 25 日生效,届时,您的邮件营销策略务必遵守新版 GDPR 。

编注:Benchmark 于研讨会中提供 GDPR 完整资讯,而本文仅为重点提示,并非正式法律意见,如需 GDPR 相关议题之建议,请进行洽询律师。

新版 GDPR 的目标为何?

新版 GDPR 的主要目的是让使用者能够为其个人资料做到最后把关。

新版 GDPR 有何好处?

⦁ 一个欧盟,一套法案:现行欧盟 28个会员国的个资章法各自为政,往后将由 GDPR 取而代之,公司行号从此将 GDPR 奉为圭臬,不用再分头应付。

⦁ 单一窗口:企业只需应对单一监管机关,不用再分身乏术应付 28 国,与欧盟各国打交道简便许多,做生意成本也降低不少。

⦁ 不管公司在哪一国成立,皆需一致遵守 GDPR:只要想与欧盟会员国做生意,不管是否为欧洲本土的公司,皆需遵守新版 GDPR 公司更严格的标准。随着法令改革,欧洲以外的公司在欧盟市场上提供商品或服务时,亦须遵守相同规则。这创造了一个齐头并进的竞争环境。

⦁ 技术中立:《通用资料保护规则》确保技术革新能够在其规范下继续蓬勃发展。

处理个人资料的角色与限制

GDPR 规范「资料控管者」应尽之责任,所谓的资料控管者即是承担适用 GDPR 责任之一方。资料控管者决定处理个资之目的与方式有哪些。因此,资料控管者尚需确保其处理方式符合 GDPR 的规范。

假设资料控管者决定使用 Benchmark 营销邮件平台,他/她必须确保 Benchmark 提供的工具符合 GDPR 之标准,并且授予更正的权利、取得资料的权利、请求删除的权利。您或许知道,Benchmark 的「管理订阅」连结提供上述选项,但并未强制将连结显示在邮件页尾注脚。 因此,资料控管者有责任启动连结,并放进邮件末端。

在这种情况下,Benchmark 充其量是一套简单的资料处理平台。

用户同意

直到目前为止,订户提交订阅表格时,资料控管者无需通知订户个资处理之目的。GDPR 则认为,用户应以明确的肯定行为表达同意,具体、清楚地表达同意资料控管者处理个资,并应涵盖单一(或多重)目的下之处理行为。当个资处理具有多重目的时,资料控管者应取得用户同意全权代为处理。

除此之外,基于当事人同意的前提下,资料控管者应证明已取得当事人的同意。

个资搜集

GDPR 主张个资搜集不应无限上纲,营销人员常常索取过多的个资细节(例如:仅仅只是发送一封每周电子报)。新版 GDPR 鼓励针对当下的营销策略,搜集最少个资,而不是搜集多余资讯作为日后其他用途。

查阅使用

资料控管者应提供简便的方式,好让当事人轻松执行应有权利,包括请求机制、取得机制、免付费机制、特别是查阅使用、更正、删除个资、行使反对权的机制。

处理个人资料

资料控管者必须通知当事人确有操作个资之情事及其个资处理之目的,并提供公正、公开的处理方式。

Benchmark如何符合新版 GDPR?

⦁ 「被遗忘权」

「被遗忘权」是新版 GDPR 所做的最大更动。这是首次「被遗忘权」受到法令管制,应当事人要求,资料控管者需完全删除其个资。行使「被遗忘权」共有两种情况:

Benchmark | 客户

不管何种情况,只要 Benchmark 的用户希望「被遗忘」,只需来信至 support@benchmarkemail.com,我们便会应要求删除他们的个资。

Benchmark | 客户| 订户

使用 Benchmark 营销平台的客户,其订户皆可要求从名单和记录中删除个资。客户有责任从我们的系统(或其他系统)删除订户,但有一例外:如果订户已退订,客户将无法从「取消订阅」表单中删除该订户个资。遇到这类情况时,客户应将用户的电邮转寄至 support@benchmarkemail.com,我们将从列表删除该位用户。

⦁ 查阅使用/更正/取消订阅

资料控管者必须在营销邮件内附上「管理订阅」选项:

添加「管理订阅」选项之后,客户可向当事人提供查阅管道、更正、取消订阅个资的选项。当用户点击「管理订阅」连结时,画面显示如下:

订户可在此行使相关权利。Benchmark 准备让当事人更正其余个资,不仅限缩在电邮、名字、姓氏。

⦁ 用户同意

我们在 5 月份 GDPR 正式生效前,更新订阅表格以符合规范。订阅表格也将放上必须选取的方框选项,连结至资料控管者的隐私政策。(请参阅下图)

⦁ 个人资料国际传输:

GDPR 第 45 条提到,欧洲联盟委员会决定,个人资料能够传输至第三国或国际组织的要件在于,第三国的一或多个特定部门或国际组织能够确保提供足够的保护。此类个资传输不需取得特定授权。《欧盟-美国隐私护盾》保证个资国际传输,而 Benchmark 已获其认证:

⦁ 隐私政策

我们目前正在修改隐私政策以遵守 GDPR。未来几周内,将会发送一则邮件,附上更新版的隐私政策。

⦁ 服务器位置

企业没有义务将其服务器设立在欧洲本土,而新版 GDPR 亦觉无此必要,其目标在于使所有公司,不论会员国与否,皆需遵守 GDPR,使企业在同等条件下进行竞争。

网络研讨会录音档如下:

Adapt your email marketing strategy to the GDPR

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如何再次确认订阅用户的同意声明?

如何再次确认订阅用户的同意声明?

您更新隐私权政策了吗?只想留住忠实订阅用户吗?为了因应新版通用资料保护规则 (GDPR),也许您会想要再次确认订阅用户的同意声明。

本支影片教导各位如何再次确认订阅用户的同意声明。

再次确认同意声明的方法:

GDPR – Opt-in Confirmation

您需要使用下列文字:

确认订阅标签:[opt-in: here you can write in text]

取消订阅标签:[unsubscribe: here you can write in text]

以上两例文字可依需求自行定义,复制包含中括号内的所有文字并修改斜体字内容即可。

将再次确认过的联络人另存到新的一组名单。

GDPR – Save Opt-In Contacts

排除那些已经再确认的名单之后,或许您会想要再寄一次邮件,提醒尚未开信的订户,或是干脆整笔名单全部重寄一次。

如果您想进一步了解GDPR,请浏览:邮件行销策略如何适用《通用资料保护规则》(GDPR)以及文章最后附上的线上研讨会影片,我们将详细解释所有影响邮件营销策略的敏感资讯。

欢迎提问或分享您的宝贵意见,并与Benchmark一起学习吧!

还在犹豫要「清理名单」吗?

还在犹豫要「清理名单」吗?

我们每天工作经常需要发送电子报,但在邮件寄出后,却容易忽略后续的「清理名单」行动。

您知道吗?各家 ISP 业者(Hotmail、Gmail 等)会注意您是否发信到无效的电子信箱,然后因此降低您的邮件到达率吗?

没错,他们会。

举例而言,假如您被退件,或是您的收件人未开启最近 30 封邮件,但您却毫无应对措施,那么 ISP 会用筛选器挡下您的邮件群发,因为他们认定您不愿有所行动、改善退件问题。

也就是说,您知道您需要删除或清理什么东西吗?

「清理名单」指的是删除「硬退件」以及移除未开启信件的名单。

如果您还不清楚的话,以下先简单为您介绍三种退件的类型:

● 确认退件:电子信箱已不存在,伺服器已尝试发送三次都失败。

● 硬退件:电子信箱已不存在,一旦连续被硬退件三次,就会被归为确认退件。硬退件的原因有可能是输入错误的电子信箱、网域已不存在,或是该信箱已不再使用,以至於成为无效信箱。

● 软退件:电子信箱暂时无效,虽然信件可能会无法寄出,但只是暂时性的。也就是说,这类型的电子信箱依然有效,不应该从名单中移除。那么,有哪些原因可能导致信箱暂时无效?可能是因为收件人的信箱太满,直到清理收件匣以前都无法再收信。也有可能是因为您在工作时间以外的时间点寄信,暂时收到了自动回复。又或者,单纯是因为系统暂时故障而已。软退件的电子信箱只是暂时无法收信,一旦问题解决后,依然是可以收信的名单。

若您还是不了解清理名单的重要性,您可以轻松使用您帐户提供的发送评等来检视您的收件人名单否健全。发送评等以数字 1 到 8 进行评分,评估您的发送评等。

您知道发送评等代表的意义吗?

发送评等是以垃圾信过滤器以及订阅用户互动为依据,用来检测邮件群发的指标。

而清理名单的作用,正是为了要提升企业与订阅用户之间的互动,因为您的寄送对象是确实存在的邮件地址,而且收件人实际上会开启信件或点击链接。同理,如果您移除久未开信的无效信箱,便能增加与其他收件人的互动。不只如此,您可以选择较小的的营销方案,将预算集中运用在会开信的订阅用户,这样一来,您也更有可能成功传递您的讯息。

不过请记得,新的收件人名单不见得适合用这个方法, 因为您可能尚未收集到充分的资料,或是没有足够的退件次数,足以确定要删除哪些邮件地址。新名单或许比较适合进行名单品质检测,删除输入错误的邮件信箱。您也可以利用双重确认的订阅表格解决输入错误这个问题。

 One Simple Way To Rescue Your Email Marketing Strategy 这篇文章中,我们分享过要如何扩大您的资料库。

然而,假如您的资料库未更新,或是您从未用来寄送邮件群发,那么,邮件分析报告可能会显示相当高的退件率 (超过 2%)。

您知道您的退件率是多少吗?

平均而言,邮件群发的退件率最高不宜超过 2%。

此外,如果触发了垃圾邮件陷阱,您就需要清理您的联络人名单。ISP 利用垃圾邮件陷阱掌握寄件人是否发送邮件给未经过许可或是非常老旧的联络人名单。

如何使用 Benchmark 的清理名单功能?

1. 如果您的企业没有一套良好的管理系统,无法确实排除已经移除的名单,那么无效资料很有可能会再次被加入营销工具中。为了解决这个问题,Benchmark 推出了清理名单的功能,操作步骤如下:

1-1 登入您的帐号
1-2 点选「清理名单」。
1-3 选择「确认退件」与「硬退件」。
1-4 点选「建立新名单」。
1-5 名单建立后,您必须进入名单中,点击右上的删节号,查看更多选项
1-6 点选「复制联络人名单」。
1-7 选择复制到「现有名单」这个选项,然后选择「取消订阅名单」。
1-8 这样一来,我们就能帮您过滤掉无效的名单,并且避免无效名单再次上传。提醒您,这个步骤无法复原

2. 另一种情况,如果您的企业已经有良好的控管系统,可以确实记录已经移除的邮件地址,那么清理名单的只需要依照上面步骤的 1-1 至 1-3,接着点选「移除联络人名单」即可完成。

3. 如果您发送某封电子报给多组收件人名单,事后退件率太高,想要使用上述的方法清理名单就会比较困难。我们建议您采取以下作法:

1-1 进入电子邮件分析报告中,点选该次电子邮件的报告
1-2 点选「退件」
1-3 选择「硬退件」
1-4 点选右边的删节号,选择「汇出档案」
1-5 下载汇出的档案,并且上传至「取消订阅名单」

如果信件触发了垃圾邮件陷阱,您应该遵循上述步骤,筛选出未开启最近 30 封邮件的收件人。寄给这群人的信件会触发垃圾邮件陷阱,就是因为他们不会再开启您的邮件。

上述提供的方法能帮您保持活跃的联络人名单,避免邮件遭到退件,达到良好的发送评等。

现在,您只需要根据您的需求,选择合适的方法,开始清理您的收件人名单。

如果您需要协助,可以联络您的营销顾问专员。或者您若发现退件率突然爆增,欢迎随时联络我们。

清理名单对您的邮件群发有什么影响呢?在下方留言区和我们分享您的诀窍与成效吧!